Câu hỏi nghe đơn giản nhưng rất hay tính thiếu: cần bao nhiêu pallet cho kho? Phần lớn kho tính số lượng pallet bằng cách đếm chỗ đang có hàng, rồi mua theo con số đó — và luôn thiếu.

Vì sao đếm số lượng pallet trong kho luôn ra con số thiếu

Pallet của anh chị không nằm hết trong kho. Tại một thời điểm bất kỳ, chúng nằm rải ở năm chỗ, mà chỉ một chỗ nhìn thấy được khi đứng giữa kho.

Năm phần phải cộng vào

1. Đang nằm trong kho

Phần dễ đếm nhất: số vị trí kệ và vị trí sàn đang có hàng. Lấy từ sơ đồ kho hoặc phần mềm quản lý là ra.

2. Đang trên đường đi

Số lô xuất mỗi ngày nhân với số ngày vận chuyển. Giao trong tỉnh thì phần này nhỏ; giao đi tỉnh xa hoặc ra cảng thì đây là khối lượng đáng kể và nằm ngoài tầm mắt.

3. Đang ở kho khách

Số lô đã giao mà chưa thu hồi pallet, nhân với số ngày khách giữ. Phần này lớn hơn nhiều người nghĩ, vì kho khách thường không trả ngay mà gom lại trả theo đợt.

4. Đang chờ ở khu tập kết

Pallet rỗng đã thu về nhưng chưa đưa vào tuyến, đang xếp chờ đợt xếp hàng sau. Kho nào cũng có phần này, chỉ là ít khi đưa vào phép tính.

5. Hao hụt và hỏng

Phần không thu hồi được, cộng phần hỏng phải loại. Đây là con số duy nhất không suy ra được từ số liệu xuất nhập — phải đếm thật.

Cách lấy con số hao hụt thật

Chọn một tuyến hàng cụ thể. Ghi hai cột trong ba tháng: số pallet gửi đi theo tuyến đó, và số pallet nhận về từ tuyến đó. Chênh lệch chính là hao hụt.

Ba tháng là đủ để bỏ qua nhiễu theo tuần. Làm trên một tuyến trước, vì gộp hết mọi tuyến vào một bảng thì không biết chỗ nào đang mất pallet.

Con số này không ai cung cấp thay được, và nó cũng là căn cứ để quyết định nên mua hay thuê pallet.

Khi lô hàng đi container

Với hàng xuất khẩu, số pallet mỗi chuyến bị ràng buộc bởi kích thước lòng container chứ không phải bởi nhu cầu kho. Theo thông số của hãng tàu Ocean Network Express, lòng container khô 20 feet và 40 feet cao 2.390 mm, còn loại 40 feet cao là 2.695 mm.

Lấy chiều cao đó chia cho tổng chiều cao một khối hàng — gồm cả tấm pallet — là ra số tầng xếp được. Nhân với số pallet xếp vừa trên mặt sàn container là ra số pallet mỗi chuyến.

Con số đó nhân với số chuyến mỗi tháng cho biết cần bao nhiêu pallet riêng cho tuyến xuất, và phần này thường không quay về.

Một ví dụ tính thử

Giả sử kho giao trung bình 20 pallet hàng mỗi ngày, hàng đi trong tỉnh mất 1 ngày, khách giữ pallet trung bình 4 ngày rồi mới trả, và kho luôn có khoảng 150 vị trí đang chứa hàng.

Phần đang trong kho: 150 tấm. Phần trên đường: 20 × 1 = 20 tấm. Phần ở kho khách: 20 × 4 = 80 tấm. Phần rỗng chờ ở khu tập kết, giả sử bằng một ngày xuất: 20 tấm. Cộng lại đã là 270 tấm, gần gấp đôi con số 150 mà kho nhìn thấy.

Phần hao hụt chưa tính vào. Nếu đếm thật ba tháng thấy cứ 100 tấm gửi đi thì về 92, tức mất 8%, thì mỗi tháng cần bù thêm phần tương ứng với lượng hàng đã xuất.

Các con số trong ví dụ này là số giả định để minh hoạ cách cộng, không phải số liệu của ngành. Anh chị thay bằng số thật của kho mình — bốn phần đầu lấy từ sổ xuất nhập, phần cuối phải đếm.

Điều ví dụ này cho thấy: sai số không nằm ở chỗ tính nhầm, mà ở chỗ bỏ sót cả ba phần không nhìn thấy. Kho càng giao xa, khách càng giữ pallet lâu, thì phần bỏ sót càng lớn.

Một cách kiểm nhanh xem con số hiện tại có đủ không: nếu tuần nào cũng có lúc phải chờ pallet rỗng mới xếp được hàng, hoặc phải mượn tạm pallet của tuyến khác, thì tổng số đang thiếu chứ không phải do sắp xếp.

Ba sai lầm hay gặp khi tính

1. Tính theo đỉnh mùa rồi mua đủ cho đỉnh. Cả năm còn lại phải chứa một đống pallet rỗng, vừa tốn diện tích vừa xuống cấp vì để không. Mua đủ mức nền, phần vượt tính phương án khác.
2. Quên diện tích chứa pallet rỗng. Pallet rỗng cũng chiếm chỗ. Nếu kho không có khu riêng cho chúng, chúng sẽ nằm rải khắp lối đi.
3. Không tách theo quy cách. Kho dùng hai ba cỡ pallet thì phải tính riêng từng cỡ. Thừa cỡ này không bù được cho thiếu cỡ kia.

Xưởng Hoàng Gia tại Hố Nai, Đồng Nai đóng pallet gỗ tràm theo quy cách và theo lô. Anh chị gửi quy cách cùng số lượng dự kiến để xưởng báo giá.

Câu hỏi thường gặp

Tính số lượng pallet cần dùng theo công thức nào?

Không có công thức chung vì nó phụ thuộc vòng quay của từng kho. Cách làm được là cộng năm phần: pallet đang nằm trong kho, đang trên đường đi, đang ở kho khách, đang chờ ở khu tập kết, và phần hao hụt. Bốn phần đầu đếm được từ số liệu xuất nhập, phần cuối phải đếm thật trong vài tháng.

Vì sao mua đủ số pallet đang dùng vẫn thiếu?

Vì phần lớn kho chỉ đếm pallet đang có hàng trong kho. Pallet đi theo lô hàng còn nằm trên xe, nằm ở kho khách chờ trả, hoặc nằm rỗng ở khu tập kết chờ đợt xếp sau. Ba phần đó không nhìn thấy khi đứng trong kho nhưng vẫn là pallet của mình.

Một container 20 feet chở được bao nhiêu pallet?

Tuỳ quy cách pallet và cách xếp. Lòng container khô 20 feet và 40 feet cao 2.390 mm theo thông số hãng tàu, nên số tầng xếp được phụ thuộc tổng chiều cao pallet cộng hàng. Muốn có con số chính xác thì lấy kích thước lòng container chia cho quy cách khối hàng của chính lô đó.

Nên dự phòng bao nhiêu phần trăm?

Con số dự phòng nên tính từ tỉ lệ hao hụt thật của kho mình chứ không lấy mức chung. Cách làm: ghi số pallet gửi đi và số nhận về trên một tuyến trong ba tháng, chênh lệch đó là hao hụt cần bù.

Mua một lần hay mua nhiều đợt?

Với kho mới, mua một lô nhỏ đủ chạy một chu kỳ hàng rồi đếm thực tế sẽ an toàn hơn mua ngay số lượng lớn theo ước tính. Sau một chu kỳ, anh chị có số liệu thật của chính tuyến hàng mình để tính tiếp.

Đọc thêm: thuê pallet hay mua pallet, chọn pallet cho kệ kho, chiều cao pallet tiêu chuẩn.